Se você deseja conhecer os 5 erros comuns ao tentar aumentar a produtividade da sua empresa, continue lendo este artigo, saiba quais são eles e descubra como encontrar soluções criativas.
Tempo de leitura: 8 minutos
Pode-se dizer que a produtividade é um dos maiores objetivos profissionais e pessoais da nossa geração Porém, como podemos ser produtivos lidando com negócios próprios, família e a falta de tempo?
Às vezes, parece ser uma tarefa extremamente difícil, mas saiba que não é impossível. A produtividade requer, de fato, sua atenção e foco, porém, ao saber estabelecer suas prioridades e objetivos, fica mais fácil melhorar os resultados e alcançar as metas pretendidas.
Em primeiro lugar, é necessário reconhecer as principais causas que lhe impedem de ser produtivo, para então mudar a sua situação.
Um dos maiores problemas relacionados à produtividade consiste na dificuldade que a maioria das pessoas possui em não saber como administrar e otimizar o tempo, para ser capaz de resolver todas as questões que estão pendentes.
Com isso, algumas tarefas, que muitas vezes deveriam ser básicas do nosso dia a dia, acabam se acumulando e tudo vira uma “bola de neve”. Portanto, no artigo de hoje, você saberá quais são os 5 erros comuns ao tentar aumentar a produtividade da sua empresa que lhe impedem de chegar ao objetivo pretendido. Continue lendo para não perder nenhuma informação importante!
A Gestão Empresarial Como Ferramenta Para Aumentar a Produtividade
Antes de detalharmos quais são os 5 erros comuns ao tentar aumentar a produtividade da sua empresa, vamos discutir um pouco sobre estratégias que auxiliam no rendimento dos setores do seu negócio.
Quando falamos sobre negócio próprio, a produtividade está relacionada à gestão empresarial. É importante que, caso o dono seja o gestor da empresa, ele saiba como organizar os setores do seu negócio da melhor forma (como as finanças, recursos humanos e materiais, além da organização dos processos).
Dessa forma, ele garante uma constante melhoria dos resultados, sem deixar de lado a competitividade diante da concorrência.
Além disso, também é possível administrar melhor o tempo que você se dedica ao trabalho. Sendo assim, a gestão empresarial é uma necessidade para qualquer empresa! É com base nessa estratégia que a produtividade do seu negócio irá se consolidar.
Para aplicar a gestão empresarial, é essencial saber quais são as ferramentas mais apropriadas para cada setor, sempre pensando que o seu negócio depende do bom desempenho dessa gestão.
Aliás, caso surja alguma dúvida no meio do caminho ou se os seus esforços não estão gerando o resultado esperado, procure um profissional da área e solicite uma consultoria.
Qual é a Função da Gestão de Pessoas no Desenvolvimento da Produtividade Empresarial?
Uma das áreas extremamente necessárias para o desempenho da sua empresa é a gestão de pessoas. Afinal, se os colaboradores estão se sentindo desmotivados ou existem muitos conflitos na empresa, há grandes chances de a produtividade cair.
A gestão de pessoas é justamente responsável por administrar a capacitação e o desenvolvimento dos funcionários para que eles possam alcançar os resultados esperados pela empresa. Mas, lembre-se: seus funcionários são os maiores bens da empresa, pois são eles que a fazem funcionar.
Dessa forma, a produtividade do seu negócio depende, e muito, da gestão de pessoas, pois essa é a área administrativa que visa buscar o melhor para os seus colaboradores, entender quais são as suas necessidades, oferecer capacitação e bem-estar.
Se o funcionário se sente bem, desempenhando o seu trabalho na empresa e é incentivado a continuar se capacitando para seguir crescendo. Isso pode ajudar, inclusive, a reduzir a rotatividade dos funcionários. A empresa passa a ter uma equipe estável, capacitada e motivada a continuar trabalhando, resultando no aumento da produtividade da sua empresa.
Assim, se o desempenho da sua empresa depende da produtividade dos funcionários, então a gestão de pessoas é justamente responsável por garantir que todos estejam em sintonia, participando de todos os processos que geram os resultados esperados.
Enfim, agora que você conhece o que é importante para sua empresa se manter produtiva, vejamos, então, quais são os 5 erros comuns ao tentar aumentar a produtividade da sua empresa e o que você deve fazer para evitar que aconteçam. Portanto, leia até o final para ficar por dentro de tudo!
5 Erros Comuns Relacionados a Produtividade da Sua Empresa e como Solucioná-los
Veja abaixo quais são os 5 principais erros que você comete ao tentar melhorar a produtividade da sua empresa e descubra caminhos para possíveis soluções.
1. Ser multitarefas
Sempre que pensamos em produtividade, acreditamos que fazer várias atividades ao mesmo tempo pode ser algo positivo. Porém, ser multitarefas não é sinônimo de produtividade.
Ao tentar realizar várias tarefas ao mesmo tempo, você dificilmente conseguirá manter o foco necessário em cada uma das atividades e, por isso, levará mais tempo para concluí-las, mesmo que elas sejam feitas simultaneamente, e o mesmo acontecerá com a sua equipe.
Sendo assim, evite tentar executar várias tarefas ao mesmo tempo, procure planejar com antecedência o seu dia e as suas tarefas, encaixando cada uma delas em seu devido tempo.
Utilize a tecnologia a seu favor e faça uso de aplicativos voltados para a organização pessoal e empresarial, como o Trello, o Quire e outros recursos que ajudem a controlar as tarefas dentro de um determinado prazo. Uma dica de ouro é o método pomodoro, que estabelece que as tarefas sejam feitas sempre em ciclos de 25 minutos, sem interrupções.
2. Falta de planejamento
Como vimos no tópico anterior, ter consciência de que precisa realizar uma tarefa por vez é um ótimo começo. Chega então o momento de planejar e definir o que precisa ser feito para conseguir alcançar seus objetivos.
Um recurso que pode ser empregado e é fácil de fixar na memória é o D.D.A (Decidir, Determinar e Agir). Veja um exemplo prático de como funciona:
“Gostaria de implementar um novo sistema de vendas no caixa da minha loja porque acho que isso vai fazer com que eu venda mais rápido.”
Perceba que, até o momento, isso é apenas um desejo e a chance de não se concretizar é muito grande. Dessa forma, o primeiro passo é tomar uma decisão no processo de D.D.A (Decidir, Determinar e Agir). Fica mais ou menos assim:
“Vou implementar um novo sistema de vendas no caixa da minha loja porque acho que isso vai fazer com que eu venda mais rápido.”
Agora que você já decidiu, está no momento do segundo passo: determinar quando. Veja como fica:
“Vou implementar um novo sistema de vendas no caixa da minha loja, no próximo dia 25, porque acho que isso vai fazer com que eu venda mais rápido.”
Decidindo o que fazer e determinando uma data, só resta então a última etapa: agir. E fazendo essas duas etapas, o objetivo fica muito mais fácil de ser alcançado.
Essa é uma metodologia que pode ser compartilhada com toda a equipe. Para que a sua empresa seja mais produtiva, é preciso que todos tenham absoluta clareza a respeito das suas funções, metas e também das suas rotinas.
O mais importante é que cada um saiba exatamente o que precisa ser feito para atingir os seus objetivos. Como a produtividade está relacionada à eficiência, o planejamento é uma estratégia crucial. Então, separe os seus objetivos em etapas, e conclua uma a uma até chegar no resultado final.
Enfim, a habilidade em administrar bem o tempo e ser produtivo vem com a prática. Então, procure ir melhorando e implementando os avanços nas rotinas e no dia a dia da sua empresa.
3. Adiar tarefas mais difíceis
Esse é mais um dos 5 erros comuns ao tentar aumentar a produtividade da sua empresa. Ninguém gosta de começar o dia com problemas complicados, certo? Porém, se você quer resolver tudo o que planejou durante o dia, e se sentir mais confiante para isso, comece pelas tarefas mais difíceis.
Ao resolvê-las primeiro, nos sentimos de bom humor e temos mais confiança para terminar tudo o que planejamos. Por outro lado, por mais tentador que seja, começar pelas tarefas mais simples pode adiar as tarefas mais difíceis, e atrasá-las totalmente.
Então, comece o dia se desafiando e procurando estabelecer como prioridade as tarefas que parecem exigir mais de você, procure a todo custo afastar a procrastinação. Com isso, você e os demais membros da sua empresa terão maior dose de energia durante o dia para concluir tudo o que precisam.
4. Não estabelecer prioridades
Durante o planejamento do dia, estabeleça as prioridades. O que deve ser resolvido primeiro? Essas tarefas devem constar no topo da lista. Aliás, não saber quais são as suas prioridades pode afetar muito a produtividade. Afinal de contas, indica que não há uma clareza da ordem de execução das tarefas.
Não adianta também colocar todas as tarefas difíceis para serem realizadas em um dia só. E nem preencher todo o seu dia com tarefas que não conseguirá realizar.
Estabelecer prioridades é entender o que e quando deve ser feito, pois muitas das atividades da empresa podem ser a longo prazo e não necessariamente precisam ser realizadas no presente.
Ao estabelecer prioridades nas tarefas, você contribui para a melhor organização e produtividade da sua empresa. Definir prioridades é ter a habilidade de fazer as coisas acontecerem no tempo certo.
Por isso, não se desespere! Organize tudo o que precisa ser feito, delimite horários e prazos. Além disso, antes de mais nada, seja realista e procure colocar na lista de prioridades coisas que podem ser alcançadas, de fato, durante o dia. Lembre-se do primeiro erro, não queira ser o “multitarefas.”
5. Perder muito tempo em redes sociais
As redes sociais e a web são indispensáveis para qualquer tipo de negócio hoje em dia: são fontes de pesquisa, contato e divulgação. Porém, por diversas vezes, perdemos muito tempo navegando em páginas da internet que não contribuem para as nossas tarefas ou checando as redes sociais.
Aliás, é muito comum, hoje em dia, as pessoas se distraírem com facilidade, pois há muitas situações, notícias, notificações, que por muitas vezes são tentadoras e nos levam a isso. Porém, é possível remediar essa situação caso você queira melhorar a produtividade da sua empresa.
Em primeiro lugar, você pode desativar as notificações do seu smartphone e orientar os seus colaboradores para que façam o mesmo. O mesmo vale para o e-mail. É possível estabelecer horários para checar as notificações dos e-mails e não se perder em meio às tarefas.
Quanto ao WhatsApp, mesmo que ele seja uma das maneiras mais fáceis de comunicação hoje em dia, separe um número apenas para o profissional. Isso evita que você se distraia em meio às inúmeras mensagens de grupos e mensagens pessoais e foque apenas nas demandas profissionais. Além disso, ter um número profissional e outro pessoal ajuda também a definir um horário para o trabalho e um para o descanso.
Lembre-se, todas as dicas listadas para solução dos erros acima servem tanto para você, como gestor, empresário e pessoa, como também para todos os membros da sua empresa.
Procure desenvolver uma cultura produtiva na sua empresa e que se mantenha distante dos erros que interferem na produtividade.
Eficiência nos Processos
Como vimos, por um lado, a gestão de pessoas garante a eficácia dos colaboradores. Por outro, a eficiência nos processos é o que irá controlar a produtividade do pessoal da empresa, garantindo que eles tenham todo o material e recursos necessários para cumprirem com suas funções.
Além disso, conhecer bem quais são os processos de produção que o seu negócio possui, é essencial para garantir a eficácia dos resultados. A boa produtividade da empresa só é possível quando o gestor conhece todos os passos de uma determinada atividade, analisando o que é de fato essencial e produtivo, e o que pode ser mudado.
Então, se tem como objetivo uma empresa de sucesso, o gestor deve conhecer todo o ambiente do negócio, e estar atento aos indicadores de cada setor. E isso inclui o seu pessoal.
Além disso, a eficiência nos processos é importante também para que você consiga identificar custos que podem ser reduzidos, sempre prezando pela simplificação dos processos,porém, mantendo a qualidade de antes, ou ainda melhor.
Ser produtivo não é produzir muito, mas sim ser eficiente em todos os processos. Para ser eficiente, você deve ter objetivos claros. Assim como também deve saber administrar os meios para chegar nos resultados.
Enfim, sabemos que os resultados são a parte mais esperada, mas os meios devem ser bem analisados para não se cometer deslizes.
Considerações Finais
Agora que você já sabe tudo o que está atrapalhando a produtividade da sua empresa e como ter eficiência nos processos, comece a colocar as nossas dicas em prática hoje mesmo! Afinal de contas, o sucesso do seu negócio depende do quão produtiva a sua empresa é.
Além disso, é importante frisar que, se estiver com dificuldades para aumentar a produtividade e planejar todos os objetivos de cada setor, procure ajuda profissional, uma consultoria empresarial ou algo do tipo.
Em pouco tempo, você perceberá a mudança na sua produtividade pessoal e profissional. Crie bons hábitos, e busque o desenvolvimento da sua empresa.
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