Preste atenção na gestão financeira do seu negócio para cortar despesas e economizar sem atrapalhar sua produtividade.
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Em qualquer empresa, a tarefa de manter as finanças equilibradas surge tanto como meta, quanto como desafio. Afinal, não é nada fácil encontrar harmonia entre custos, estratégias de vendas e ganhos.
São diversas as oportunidades em que, apesar dos ganhos, um negócio precisa cortar custos para manter o funcionamento pleno. Uma obrigação que se torna ainda mais necessária em tempos de crise.
No entanto, é importante que as iniciativas de economia estejam sempre acompanhadas por planejamento, organização e disciplina. Lembre-se, acima de tudo, que medidas desesperadas te levam a cometer erros que influenciam negativamente o verdadeiro objetivo da sua empresa: o crescimento.
Neste artigo, vamos falar sobre:
- O que é gestão financeira?;
- Os erros mais frequentes na hora de economizar;
- Os cortes mais comuns em empresas.
O que é Gestão Financeira?
O objetivo deste texto é discutir sobre alguns erros comuns e a melhor forma de evitá-los, mas antes precisamos falar sobre a gestão financeira. Um conceito que costuma passar batido, mesmo sendo parte essencial de qualquer diálogo sobre a saúde financeira de uma empresa. Você sabe o que ele significa?
A gestão financeira pode ser classificada como um conjunto de ações cuja função é manter as finanças da sua instituição equilibradas. É por meio dela que observamos os ganhos, analisamos os custos e planejamos o futuro.
A conta é simples e direta: quando todos esses recursos são administrados da maneira correta, as chances de o seu negócio expandir com segurança também aumentam.
Isso nos leva até outro conceito que precisa ser compreendido plenamente: o custo. Ele não deve ser visto apenas como o oposto do ganho ou como um sinônimo de despesa.
As despesas se referem a todos os gastos necessários para a manutenção da empresa, incluindo os salários e o investimento em marketing, por exemplo. Já os custos estão relacionados somente ao produto final, seja ele qual for.
Dentro dessa lógica, ainda precisamos dividi-los em custos fixos e variáveis. Os primeiros nunca dependem do volume de produção, enquanto os outros oscilam de acordo com essa métrica.
Por exemplo: o aluguel do espaço de produção faz parte dos custos fixos, e a compra de matéria-prima dos custos variáveis. O primeiro não vai ser alterado caso sua produção aumente ou diminua; o segundo precisa ser repensado assim que o número inicial for modificado.
Saiba mais sobre custos fixos e variáveis neste texto especial.
Os 6 Erros mais Comuns
Às vezes uma empresa corta diversos gastos classificados como desnecessários, mas ainda não consegue equilibrar as finanças. Nesses casos, é possível que alguns dos erros abaixo estejam sendo cometidos na hora de economizar:
1) Deixar a Gestão Financeira em Segundo Plano
É possível que, com o tempo, os gestores voltem suas preocupações para as atividades operacionais e se esqueçam das finanças até a luz vermelha acender.
Esse é o maior erro que você pode cometer, porque é impossível tomar qualquer atitude sem conhecer a realidade do seu negócio. E não importa se o seu objetivo é expandir ou apenas economizar para sobreviver à crise.
Quando se fala especificamente em equilibrar as finanças, a organização de planilhas e orçamentos se torna um fator primordial. É isso que te permite saber, da maneira exata, a natureza dos seus gastos, e é o primeiro passo para qualquer plano de economia.
Quer provas de como a má gestão financeira atrapalha sua empresa? Segundo a pesquisa de Demografia das Empresas realizada pelo IBGE, mais da metade das micro e pequenas empresas não resistem aos problemas financeiros e fecham as portas em menos de cinco anos.
A dura verdade é que dar a devida atenção à gestão ajuda a eliminar diversos problemas que influenciam na saúde financeira de um negócio. Entre os principais, estão: o cruzamento de finanças pessoais e empresariais; a falta de planejamento; a desorganização do fluxo de caixa; a ausência de capital de giro; o aumento desequilibrado dos custos fixos.
Portanto, se você quer economizar, precisa recolocar a gestão financeira em primeiro plano. Crie uma planilha (ou contrate um serviço de software que possua um bom módulo financeiro), preencha todos os dados necessários e separe um tempo para analisá-los com frequência.
2) Adiar o Começo
Muitos gestores sabem que estão com as finanças desequilibradas, mas não tomam uma atitude. Por isso, a decisão de “deixar para amanhã o que pode ser feito hoje” merece entrar para essa lista de grandes erros.
O motivo: quem demora para assumir a gestão financeira como um pilar essencial da sua administração nota os problemas tarde demais. Talvez você descubra que precisa economizar quando cortar custos supérfluos não for mais o suficiente.
Por mais que seja importante planejar, não existe um momento certo para começar a economizar. Pare de esperar a mudança de mês e comece a organizar as finanças da sua empresa imediatamente.
3) Criar Metas Deslocadas da Realidade
Entre os inúmeros erros que derivam da falta de gestão financeira, esse é um dos mais comuns. Gestores que não conhecem a realidade do seu negócio têm dificuldade para economizar, porque não conseguem criar metas realistas.
Assim como acontece com Pessoas Físicas, uma empresa precisa definir quais são os seus objetivos a curto prazo, a médio prazo (no máximo um ano) e a longo prazo (períodos superiores a um ano). Isso ajuda tanto na manutenção disciplinada da gestão financeira, quanto na identificação de gastos que podem ser cortados.
4) Investimentos Errados
Muito próximo do tópico anterior, esse erro também é fortalecido pela ausência de gestão financeira. Afinal, o administrador que não conhece a realidade da sua empresa acaba investindo os lucros de maneira errada.
É fácil pensar em alguns exemplos de investimentos com pouco retorno: a compra exagerada de produtos que possuem pouco giro; a contratação de um colaborador que não vai influenciar na produtividade ou a decisão de investir em um setor estável, esquecendo de outro que está passando por dificuldades.
Em situações desse tipo, você não só deixa de economizar, como se afasta ainda mais do acúmulo de capital. Duas coisas que seriam conquistadas com um investimento bem definido.
5) Deixar as Dívidas Acumularem
As dívidas fazem parte de qualquer negócio e isso é um fato. Ao contrário do que acontece com outros erros listados neste texto, empresas que possuem uma gestão financeira eficiente também contraem dívidas por conta de diversos imprevistos mercadológicos. O que não pode acontecer é o acúmulo.
Por isso, em tempos de dificuldade, sua empresa precisa encontrar maneiras rápidas de quitar as pendências. Uma boa solução é analisar o montante de dividendos, priorizar quais são mais importantes para o funcionamento seguro do negócio e tentar renegociar os pagamentos com o intuito de equilibrar a balança financeira.
6) Realizar Grandes Cortes sem Planejamento
Grandes cortes de gastos são vistos como o último sacrifício de uma gestão financeira. Ou seja: só devem ser cogitados como opção quando nenhuma outra ação consegue diminuir as despesas do negócio.
No entanto, apesar de ser uma saída ligada a estados críticos, o desespero em si não combina em nada com ela. Você precisa fazer uma análise cuidadosa dos seus gastos antes de concluir quais deles são supérfluos, cujos cortes seriam mais eficientes.
Cuidado para não cortar tudo de uma vez ou tomar decisões sem que seja feita uma análise histórica, considerando a sazonalidade do seu negócio. Não se deve ser impulsivo nesse momento, caso contrário, você pode fazer escolhas que prejudiquem a produtividade.
Só lembre que a gestão financeira é decisiva nesse corte de despesas. Tomar uma decisão desse nível com base na intuição é tão perigoso quanto colocar os impulsos acima da estratégia.
Os Cortes mais Comuns
Ao contrário das restrições mais drásticas, a ação de cortar gastos desnecessários é comum e muitas vezes necessária em uma gestão financeira. É sempre bom relembrar que aumentar os ganhos sem diminuir os custos mantém a empresa estagnada.
Os negócios que desejam crescer precisam tomar decisões desse tipo com o devido cuidado para não afetar o desempenho da produção, o ambiente organizacional e a imagem construída junto aos consumidores. Qualquer uma dessas consequências pode afetar a produtividade, o funcionamento da empresa ou a experiência do consumidor, sendo assim mais prejudicial do que os próprios gastos.
Isso significa que o corte de serviços de atendimento ao consumidor, a mudança repentina dos benefícios oferecidos aos funcionários ou a eliminação de investimentos ligados à comunicação devem ser discutidos com cautela e responsabilidade. Lembre-se que a relação com o cliente não deve sofrer nenhum dano durante esse processo.
Em outras palavras: precisamos descobrir o que cortar do orçamento para economizar, mas é necessário refletir sobre como os cortes impactariam nas atividades da empresa. Afinal de contas, o peso desses gastos depende das particularidades de cada negócio.
As decisões dependem de fatores como o modelo de negócio, a situação financeira ou os objetivos da instituição. Pensando na abrangência de opções, nós separamos os prós e os contras de alguns cortes frequentes.
Demissão de Funcionários
Antes de tudo, é importante deixar claro que cortes de gastos e demissões nem sempre andam juntos. A redução do quadro de funcionários se faz necessária em certas situações, mas é uma decisão drástica, que só deve ser realizada após um bom planejamento.
Lembre-se de que a rotatividade deve ser evitada, visto que envolve reconfigurações de equipe ou treinamento de novos funcionários. Duas coisas que impactam tanto na motivação dos colaboradores remanescentes, quanto na qualidade do serviço oferecido aos clientes.
Por isso, você precisa fazer alguns questionamentos essenciais sobre a importância do cargo em questão e sobre os custos envolvidos nas rescisões. Mesmo em cenários de crise, é necessário ter caixa suficiente para arcar com as demissões sem criar problemas futuros.
Prós: diminuição de uma série de custos fixos, caso o cargo seja supérfluo e não precise ser prontamente preenchido.
Contras: possíveis gastos com rescisões, reconfigurações da equipe e treinamento de funcionários recém-contratados.
Comunicação e Marketing
Para evitar cortes relacionados às atividades operacionais, alguns negócios optam por reduzir despesas nos setores de comunicação e marketing. Um erro comum que geralmente prejudica os ganhos da sua empresa.
A ideia parece interessante à primeira vista, porém as consequências podem ser drásticas. Teoria facilmente justificada com um exemplo básico: não adianta ter o melhor produto do mercado se você não for conhecido ou lembrado por possíveis consumidores.
Considerando que, em períodos de dificuldade, a melhor opção é vender mais, o marketing deve ocupar uma posição fundamental. Portanto, busque por ferramentas ou estratégias mais baratas, mas nunca deixe de investir totalmente nesse elemento fundamental do funil de vendas.
Prós: existe a diminuição imediata de algumas despesas, mas os efeitos a médio e longo prazo são negativos.
Contras: o afastamento da mídia tende a diminuir as vendas.
Energia
Os gastos com eletricidade fazem parte da tabela de custos fixos e, como tais, podem ser renegociados. No entanto, como a energia é essencial para o funcionamento de qualquer negócio, uma quantidade significativa de gestores prefere evitar as mudanças, perdendo assim a chance de economizar sem acumular preocupações.
Existem uma série de medidas simples que reduzem a conta de luz sem prejudicar o ambiente organizacional. É possível substituir as lâmpadas incandescentes pelas de LED, desligar aparelhos que não estejam sendo utilizados e instalar sensores que acendem as luzes apenas quando o ambiente estiver ocupado.
Para resultados mais expressivos, também é viável buscar por fontes de energia renováveis. Opções como a energia solar por assinatura, por meio da qual é feito o aluguel de cotas solares ao invés da construção de um sistema próprio, oferecem até 18% de desconto nas suas faturas.
Prós: a adoção de ações sustentáveis diminui os seus custos ao mesmo tempo em que fortalecem a marca.
Contras: se as ações forem implementadas adequadamente, não há contras.
Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC)
Em algumas áreas, a qualidade do serviço de atendimento ao cliente define o nível de fidelidade do consumidor. Por isso, você precisa enxergar este setor como um pilar da imagem construída pela empresa e ter cuidado na hora de cortar despesas.
Prós: é possível reduzir os gastos por meio de mudanças de equipamento ou contratação de colaboradores terceirizados.
Contras: a queda na qualidade desse serviço pode prejudicar a relação com o cliente e a imagem da marca perante seu público.
Benefícios para Funcionários
A motivação dos funcionários e colaboradores influencia diretamente na produtividade da sua empresa. Logo, pondere bastante antes de realizar cortes bruscos dos seus benefícios.
Evite, a todo custo, que a força de trabalho se sinta desvalorizada, porque isso afeta a qualidade do serviço ou do produto. Um problema que eventualmente vai ultrapassar os limites do ambiente organizacional e comprometer a imagem da marca.
Prós: redução de gastos que se repetem todos os meses.
Contras: diminuição da moral dos funcionários e queda na qualidade do serviço oferecido ao cliente.
Estoque
Por mais que seja importante garantir que os clientes tenham experiências satisfatórias com o seu negócio, o controle de estoque oferece boas oportunidades para empresas que precisam economizar.
Uma boa análise desse setor costuma revelar, por exemplo, quais produtos possuem baixa rotatividade. Com essa informação em mãos, existe a possibilidade de direcionar as próximas compras, investindo mais em itens que movimentam o capital de giro.
Prós: organização do estoque, redução dos custos relacionados ao armazenamento de mercadorias pouco vendidas e aumento do capital de giro.
Contras: consumidores não encontrarem, eventualmente, um produto que buscam.
Aumento de Preços
Apesar de não ser exatamente um corte, essa ação acompanha o desejo de aumentar os ganhos e equilibrar as contas. Uma decisão que ganha contornos vitais quando se conclui, por meio de análise do mercado e dos custos de produção, que o valor final está abaixo do que o modelo de negócio precisa para se manter sustentável.
E, de fato, estamos falando de uma solução que tende a aumentar os ganhos, desde que seja acompanhada por uma série de atitudes relacionadas. É necessário negociar com fornecedores, buscar alternativas para fortalecer a marca e, principalmente, tomar cuidado para não provocar um aumento incompatível com o valor do produto. Nesse caso, você acaba afastando o consumidor final.
Prós: aumento dos ganhos, se for realizado com cuidado.
Contras: possível perda de uma fatia do mercado.
Conclusão
Existem situações em que, mesmo aumentando os ganhos, uma empresa precisa economizar para equilibrar sua balança. Nesse momento, você precisa usar a gestão financeira como ponto de partida para administrar recursos, encontrar gastos que podem ser cortados e planejar estratégias.
Esse tipo de organização é essencial, porque ações impulsivas ou baseadas na intuição podem gerar consequências drásticas. Diversos negócios cometem erros básicos, como ignorar a gestão financeira ou realizar cortes que desvalorizam o produto, afetando a experiência do consumidor final.
A melhor solução para quem busca a diminuição de despesas é analisar todos os dados gerados pelo setor financeiro, identificando quais cortes teriam impacto positivo no orçamento sem prejudicar a qualidade das atividades operacionais ou a imagem pública da marca.
A manutenção desses fatores é essencial. Quem os coloca em segundo plano acaba fazendo escolhas que visam a economia, mas prejudicam o funcionamento pleno da empresa. Em linguagem popular, “um barato que sai caro”.
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