O controle de estoque pode fazer com que se otimize a armazenagem, encontre e solucione falhas que resultam em perdas e trazer uma grande economia para a organização.
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Para se manterem competitivas em seu ramo de atuação, as empresas cada vez mais se estruturam e adotam um conjunto de técnicas e ferramentas organizacionais modernas e eficientes em seus mais diversos setores.
Um setor que muitas vezes não possui uma gestão eficiente e que pode representar um custo muito elevado nas empresas é o setor de estoque.
Como será visto neste artigo, um controle eficiente do estoque, através de algumas ferramentas de gestão e de logística, pode reduzir muito as perdas de produtos e gerar economia para as empresas.
Mas, antes de analisarmos todas essas ferramentas, é necessário que se tenha bem claro o conceito sobre o que é estoque.
O Que É Estoque?
Estoque pode ser considerado como qualquer quantidade de matéria prima, insumo ou produto acabado que está em condição de uso, porém, não está sendo utilizado ou vendido.
Como exemplo, podemos tomar uma fábrica de móveis e um supermercado.
Na fábrica de móveis, tanto a madeira quanto as outras matérias-primas necessárias disponíveis em posse da empresa para a fabricação dos móveis são consideradas estoque.
Em um supermercado, tanto os produtos armazenados em seu galpão logístico quanto os produtos disponíveis nas prateleiras podem ser classificados como estoque.
Por meio dos exemplos apresentados, fica evidente que todas as empresas, não importando o tamanho, possuem estoque, podendo ser desde um pequeno almoxarifado contendo certos produtos até enormes galpões logísticos.
Quais São Os Benefícios De Se Possuir Um Estoque?
Possuir um estoque é de fundamental importância para qualquer empresa pois permite que obtenha segurança em relação às variações futuras de demandas e de preços.
Imagine uma empresa que realiza a produção de ovos de páscoa. Tal produto possui uma demanda muito sazonal. Dessa forma, a empresa deve possuir uma quantidade do produto estocado para suprir toda a demanda na época da páscoa, onde a procura pelo produto é muito maior do que nos outros períodos do ano.
Outra situação que poderíamos tomar como exemplo é a de uma indústria que utiliza o aço como matéria-prima. Caso o aço se encontre em um preço vantajoso e exista a perspectiva futura de seu aumento, pode ser que a compra de uma quantidade maior dessa matéria-prima para estoque seja interessante.
Porém, um mau planejamento da quantidade de estoque pode trazer várias consequências para as organizações.
Consequência De Um Estoque Mal Planejado
Empresas que possuem um estoque maior que o necessário muitas vezes obtém prejuízos decorrentes do custo de armazenagem do estoque que não será utilizado, bem como corre o risco dos produtos se tornarem obsoletos ou, no caso de bens perecíveis, ultrapassar o prazo de validade.
Por outro lado, empresas que não possuem um estoque com as quantidades necessárias podem não conseguir suprir a demanda da produção e deixar de obter lucro pelas vendas.
Sendo assim, para evitar custos desnecessários, perdas de faturamento e de produto devido a um estoque irregular, a adoção de ferramentas de gestão eficientes para esse setor é importante e traz benefícios para qualquer tipo de empresa, não importando seu tamanho ou ramo de atuação.
Gestão De Estoque
A gestão de estoque é um conjunto de ações que visa realizar o controle dos produtos em relação ao seu aspecto físico e contábil de uma maneira eficiente. Para isso, ferramentas de gestão são utilizadas, bem como softwares específicos.
O objetivo de um modelo de gestão de estoque é conseguir realizar a estocagem da menor quantidade possível de produto, organizá-lo de uma maneira clara e fazer com que consiga suprir a demanda atual e futura com a devida segurança.
Com um número ideal de estoque, as empresas terão uma maior economia no gerenciamento, manutenção e controle dos produtos.
Além desses benefícios, a renda que será obtida proveniente de uma melhor gestão de estoque poderá ser investida na própria empresa, fazendo-a crescer ainda mais.
Em seu livro “Logística Empresarial”, Ballou apresenta uma série de vantagens decorrentes de uma boa gestão de estoque, sendo elas:
- O serviço prestado será de uma qualidade maior;
- Proporciona economias no setor produtivo;
- Reduz custos de compras e transporte;
- Deixa o setor produtivo seguro contra incertezas na demanda;
- Protege a empresa contra o aumento inesperado de preços;
- Diminui o risco de falta de fornecimento de matéria prima, insumos ou produtos necessários para a produção.
Caso a gestão de estoque não seja eficiente, poderá ocorrer a chamada perda de estoque.
Perda De Estoque
Pode ser entendida como a diferença entre os produtos disponíveis em condições de uso e o total de produtos em estoque.
Por exemplo, caso um produto em estoque esteja danificado, ele estará constando como um produto estocado, porém não poderá ser utilizado.
As principais causas da perda de estoque são:
- Furtos internos e externos: Furtos realizados por funcionários ou clientes da empresa;
- Quebras ou danificações: Produtos que sofrem avarias devido ao manuseio ou manipulação incorreta;
- Administrativos: Produtos adquiridos em quantidades muito grandes e que acabam passando do seu prazo de utilização ou perdem sua função;
- Fraudes ou atrasos de terceiros: Produtos que são requisitados pela empresa, porém, não chegam ao estoque ou chegam com uma quantidade diferente da solicitada devido a fraudes ou atrasos dos fornecedores.
Dessa forma, é essencial que a empresa adote em seu modelo de gestão de estoque medidas que minimizem perdas.
Medidas Para A Minimização De Perdas No Estoque
A seguir, vamos realizar a análise de algumas medidas valiosas para a minimização de perdas decorrentes do estoque.
Os métodos analisados serão:
- Inventários;
- Realizar o controle das vendas;
- Conferência do recebimento de mercadorias;
- Controle de saída de estoque;
- Otimização do Layout;
- Controle da movimentação interna;
- Adotar um Sistema Integrado de Gestão (ERP);
- Equipe de gestão de perdas.
Inventários
O inventário nada mais é do que a conferência, classificação e certificação de todos os produtos disponíveis no estoque. A partir do inventário, é possível identificar possíveis perdas, em qual setor do estoque ocorreu e qual o valor do produto perdido.
Os inventários podem ser de dois tipos, sendo eles:
- Inventários periódicos: Realizados uma ou duas vezes ao ano, geralmente ocorre quando existe a necessidade de obter dados para o exercício fiscal da empresa;
- Inventários rotativos: Acompanhamento feito geralmente mensalmente ou em um período pré-determinado. Tem como objetivo assegurar a disponibilidade de produtos.
Geralmente, ao se realizar um inventário, é comum que se classifique os produtos em uma curva ABC.
A curva ABC traz uma ideia da importância financeira de cada produto para a empresa e é dividida da seguinte forma:
- Produtos do tipo A: 20% dos produtos com maior valor de venda correspondem a 80% do valor do estoque;
- Produtos do tipo B: 30% dos produtos com valor intermediário de venda correspondem a 10% do valor do estoque;
- Produtos do tipo C: 50% dos produtos com valor baixo de venda correspondem a 10% do valor do estoque
O emprego da curva ABC é de grande importância, pois evita que se tenha estoque excessivo de produtos com pouco valor de retorno.
Realizar O Controle Das Vendas
Documentar e fiscalizar todos os produtos que foram vendidos, a fim de evitar que ocorram erros no valor e quantidade da venda.
Tais erros podem ocorrer por fraude, falta de conhecimento ou qualificação profissional.
Conferência Do Recebimento De Mercadorias
Com o objetivo de evitar fraudes ou avarias da mercadoria do estoque logo no recebimento, é recomendável que se crie uma metodologia de conferência e quantificação das mercadorias recebidas.
Controle De Saída Do Estoque
O controle da saída de produtos do estoque deve ser baseado em uma das três técnicas logísticas disponíveis, sendo elas:
- First In, First Out (FIFO): Nessa técnica, para uma determinada categoria, o primeiro produto a entrar no estoque também deve ser o primeiro a sair;
- Last In, First Out (LILO): Quando adotada essa técnica, o primeiro produto a entrar no estoque é o último produto a sair do mesmo;
- First Expire, First Out (FEFO): Para essa técnica, independentemente da data em que o produto entrou no estoque, o primeiro produto a sair deve ser o produto com a data de validade mais próxima.
Otimização Do Layout
A otimização do layout do setor de estoque é fundamental para que não se tenha o risco de algum produto ou matéria-prima não ser encontrada no setor.
É recomendável separar os produtos do estoque em categorias, tais como perecíveis, produtos químicos, plásticos, etc.
Também é interessante que os produtos classificados como A na curva ABC estejam os mais próximos do local de expedição, facilitando sua logística.
Dentro da mesma categoria de produtos, os que se encontram nas primeiras fileiras devem ser os produtos correspondentes à técnica de controle de saída determinada (FIFO, LIFO ou FEFO).
Controle de Movimentação Interna
Caso o estoque da empresa esteja dividido em vários setores ou almoxarifados, é necessário que se informe e documente toda a movimentação de qualquer produto entre eles, evitando com que ocorra possíveis equívocos no inventário e falhas na contabilização de perdas de cada departamento.
Implantação de um sistema integrado de gestão (Enterprise Resource Planning – ERP)
Uma ferramenta poderosa na gestão empresarial como um todo e que contribui muito para um maior controle no estoque é a adoção de um sistema integrado de gestão, mais conhecido como ERP.
Esse sistema está disponível através de softwares onde todas as movimentações que ocorrem na empresa são informadas instantaneamente. Além disso, cada parte da informação de alguma ação tomada pela empresa é passada para os setores competentes instantaneamente, tais como: Financeiro, Produção, Gestão de Pessoas, etc.
Por exemplo, caso algum produto saia do estoque e vá para a expedição, o sistema ERP informará ao setor financeiro qual produto foi movimentado, com todas suas informações fiscais e contábeis. Também será informado para o setor de gestão de pessoas qual funcionário realizou a movimentação, bem como será relatado para a equipe responsável pelo gerenciamento do estoque que o produto não está mais disponível no setor.
Mais uma vantagem desse tipo de sistema é que, por meio da catalogação dos produtos por código de barra, a implantação do ERP torna o processo de realização do inventário muito mais eficaz, gerando economia de tempo (não existe a necessidade de pessoal para realizar o inventário manualmente), de dinheiro (realizar o inventário por vezes leva muito tempo, necessitando o pagamento de horas extras), bem como diminui a chance de ocorrer algum erro humano.
Atualmente, existem softwares ERP que atendem aos mais variados tipos de empresa, independente do seu tamanho ou do ramo de atuação.
Equipe De Gestão De Perdas
É altamente recomendável que se designe e treine funcionários para serem responsáveis pelo controle e gerência do estoque. Esses funcionários devem ser capazes de implementar as ferramentas de gerência de estoque mencionadas no artigo.
O número de funcionários necessário para formar a equipe de gestão de perdas pode variar, havendo a possibilidade de apenas um funcionário fazer parte dessa equipe, o chamado gestor de estoque, até uma equipe com um grande número de funcionários, a depender do tamanho da empresa.
Conclusão
Uma equipe de gestão de perdas bem treinada pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa, pois além de serem responsáveis por toda a gerência do estoque, também serão capazes de conscientizar os demais funcionários quanto à importância das ferramentas gerenciais adotadas.
O estoque é essencial para a empresa, porém, deve-se atentar para que o mesmo não seja planejado da maneira errada, bem como não adotar ferramentas gerenciais nesse setor.
Algumas medidas, mesmo que sejam simples, como realizar a conferência das mercadorias recebidas, possuir um controle de saída do estoque e melhorar o arranjo dos produtos podem trazer muitos benefícios organizacionais.
Fica evidente que a adoção de um sistema de gestão ERP é muito eficaz no controle dos processos da empresa como um todo, inclusive no estoque.
Dessa forma, caso sua empresa não possua uma gestão eficiente de estoque, é recomendável que se olhe para esse setor por uma outra óptica, pois um bom modelo de gestão de estoque pode reduzir o número de perdas e fazer com que sua empresa consiga obter um maior faturamento como resultado da aplicação de ferramentas gerenciais e logísticas.
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